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E-Mails – Do it right!

*pling* *doing* *wusch* …Wie auch immer die ganzen E-Mail-Empfangsgeräusche sind. Eines haben sie alle gemeinsam. Sie lenken ab! Hierbei können Dienstleister und Kunden noch einiges nachbessern.

Als Dienstleister ist man natürlich auf Kunden angewiesen. Für die Kunden breitet man den roten Teppich aus, ist 24/7 erreichbar und antwortet auf jede Anfrage im Sekundenbruchteil – der Kunde könnte sich zurückgestoßen fühlen!

Wenn man einmal rational darüber nachdenkt, ist dieses Verhalten absolut kontraproduktiv – es sei denn man hat nur einen Kunden. Wie lange benötigt man, sich in ein Projekt reinzufinden und in einen Fluss zu kommen, in dem man Ideen entwickeln kann? Lässt man sich bei jedem *ping* wieder aus dieser Phase herausholen schafft man deutlich weniger pro Arbeitstag.

Und genau hier ist der Ansatzpunkt. Bevor man eine Email abschickt, sollte man sich einmal kurz darüber Gedanken machen: »Wie viele E-Mails bekommt mein Empfänger wohl am Tag?« Dabei sollte recht schnell die Entscheidung kommen, nicht sechs E-Mails im Postfach zu versenken, in dem eine Teilinformation enthalten ist, sondern lieber kurz durchzuatmen – zu sammeln – und eine gebündelte E-Mail abzuschicken. Oft habe ich Dateneingänge erlebt, bei denen pro Mail eine Tabelle enthalten war – wohlgemerkt für einen 130 seitigen Jahresbericht! Damit verschlechtert man als Kunde die Prozesssicherheit ungemein und raubt dem Dienstleister die Zeit, die er eigentlich für das Projekt investieren sollte!

Auch der Dienstleister sollte es genauso handhaben! Nur wenige Kunden schätzen es, das E–Mail-Programm als Chat zu missbrauchen. Da wäre ein Telefonat angebrachter.

 

Um eine E-Mail für sein Gegenüber gut zu gestalten, sollte man folgende Regeln einhalten:

Nr.1: Keep it simple Stupid – Was sind die wirklich relevanten Informationen?

Nr.2: Keep your Stuff together – Hat man alles zusammen oder fehlen noch relevante Anhänge?

Nr.3: Lists! – Eine listenartige Hierarchie hilft die E-Mail zu strukturieren

Nr.4: Categorize – Die Liste ist noch eingängiger, wenn man seine Anliegen kategorisiert. Bsp.: Fragen/To Do/…